PROPUESTA DE PROGRAMA DE RECLUTAMIENTO DE NUEVAS ALSs / NEW ALS ENGAGEMENT PROGRAM PROPOSAL

1. un evento, tal como el realizado en Bolivia, Haití y la República Dominicana. Para ello, es recomendable informar que se puede contactar a patrocinadores  incluyendo, aunque no limitándose a, patrocinadores locales, gobiernos estatales o provinciales, o empresas o instituciones de la sociedad civil.
2. un evento que atraerá a un mínimo de 50 usuarios con el entendimiento de que el evento dará lugar a la formación de una ALS (Estructura de At-Large).

- Hasta cubrir a todos los países de la región, el deber de la Presidencia Secretaría de LACRALO (Organización Regional At-Large de América Latina e Islas del Caribe) es solicitar a la ICANN (Corporación para la Asignación de Nombres y Números en Internet) la asignación de fondos del presupuesto anual para este programa, a fin de cubrir los costos de refrescos y/o sede del evento, cuando sea necesario.

Próximos pasos:

- Se debe establecer una fecha que otorgue una antelación de al menos seis meses respecto al evento.

- Para asegurar que el evento tomará lugar:

1. se debe enviar a la ALS una copia de la carta a los patrocinadores, después de dos semanas;
2. se debe enviar a la ALS una copia de cada publicación o anuncio en los medios de comunicación social, después de cuatro semanas;
3. se debe enviar a la ALS una lista de los patrocinadores, después de ocho semanas, conjuntamente con un presupuesto que muestre cómo se afrontarán los costos;
4. en el caso de un evento para establecer una ALS, se debe presentar una solicitud de apoyo para los refrescos o la sede, conjuntamente con cotizaciones que no excedan los US$ 3.000,00, a fin de que la misma sea autorizada.

Se conservan todas las disposiciones previas y posteriores a ésto. Las siguientes son mis razones para las enmiendas:

1. Al menos 50 usuarios debido a que una organización de cincuenta personas sería razonable para conformar una ALS, pero esta cifra podría ser revisada adecuadamente.
2. La realización de este trabajo procedimental es deber de la Secretaría y no de la Presidencia.
3. Es necesario verificar que el evento ocurrirá y los elementos que se enviarán a la ALS constituyen indicadores viables para determinar la preparación del evento. Se pueden agregar más indicadores a esta lista, por ejemplo, también se podría enviar a la ALS un listado de al menos 50 participantes que se hayan comprometido a asistir al evento.
4. La sede del evento y los refrescos son los dos componentes críticos para el éxito de este tipo de evento y es un importe pequeño a invertir para garantizar que todos los países estén representados en la LACRALO/ICANN.
5. Antes de presentar una solicitud de fondos o del Programa Piloto de Difusión Regional Orientado a la Comunidad (CROPP) para viajes, se debe establecer una fecha que brinde tiempo para garantizar que el evento se llevará a cabo.

- If there are no organizations, try to obtain information from this contact on the possibilities to organize:

1. an event, such as the one held in Bolivia, Haiti and the Dominican Republic. To do so, it is advisable to inform that sponsors may be contacted, including, but not limited to, the local, state or provincial governments, or civil society companies or institutions.
2. an event that will attract at least 50 users with the understanding that the event will lead to the formation of an ALS.

- Until all countries in the region are covered, the duty of the LACRALO President Secretariat is to request ICANN to assign annual budget funds to this programme to cover refreshments and/or venue cost of the event where it is required.

Next steps:

- A date should be set to give at least six months before the event.

- To ensure the event will take place:

1. a copy of the letter to sponsors should be sent to the ALS after two weeks;
2. a copy of each advertisement or social media announcement to users should be sent to the ALS after four weeks;
3. a list of sponsors should be sent to the ALS after eight weeks along with a budget showing how cost will be met;
4. in the case of an event to establish an ALS, a request for support for refreshments or venue should be submitted for authorization along with pro-forma invoices that shall not be more than US$3,000.00

All the provisions before and after these are retained. Here are my reasons for the amendments:

1. At least 50 users because an organisation of fifty persons would be reasonable for an ALS, but this figure could be revised appropriately.
2. It is the duty of the Secretariat and not the Chairman to do this procedural work.
3. It is necessary to ascertain that the event will happen and the items to be sent to the ALS are viable indicators for determining the readiness of the event. More indicators can be added to this list, for example, a list of at least 50 participants committed to attending the event could be sent to the ALS as well.
4. Venue and refreshments are the two critical components to a success of this kind of event and is a small amount to invest in ensuring that all countries are represented in LACRALO/ICANN.
5. A date should be set to give time to ensure the event will take place before making a request for funds or to CROPP for travel.

- Se não houver organizações, tentar obter informações com esse contato sobre a possibilidade de organizar:

1. um evento, como o que foi realizado na Bolívia, no Haiti e na República Dominicana. Para isso, recomenda-se informar que é possível entrar em contato com patrocinadores, inclusive o governo local, do país ou do estado, empresas ou instituições da sociedade civil.
2. um evento que atraia pelo menos 50 usuários que entendam que a finalidade é a formação de uma ALS.

- Enquanto não houver cobertura em todos os países da região, o dever do Presidente da Secretaria da LACRALO é solicitar que a ICANN atribua fundos anuais a esse programa para cobrir o valor dos alimentos/local do evento quando necessário.

Próximas etapas:

- Definir a data pelo menos seis meses antes do evento.

- Para garantir que o evento seja realizado:

1. uma cópia da carta aos patrocinadores deve ser enviada à ALS depois de duas semanas;
2. uma cópia de cada anúncio ou publicação em redes sociais para os usuários deve ser enviada à ALS depois de quatro semanas;
3. uma lista de patrocinadores deve ser enviada à ALS depois de oito semanas, juntamente com um orçamento que demonstre como as despesas serão cobertas;
4. caso o objetivo do evento seja estabelecer uma ALS, é necessário enviar uma solicitação de auxílio para os gastos com o local do evento e os alimentos oferecidos, juntamente com a estimativa desses gastos, que não devem ser superiores a US$ 3.000.

Todas as cláusulas anteriores e posteriores a esta devem ser mantidas. Justificativa para as emendas:

1. Pelo menos 50 usuários porque uma organização com 50 pessoas seria adequada para tornar-se uma ALS, mas esse número pode ser alterado.
2. Esse trabalho operacional é dever da Secretaria e não do presidente.
3. É necessário garantir que o evento será realizado, e os itens que devem ser enviados à ALS são indicadores viáveis para determinar o nível de preparação do evento. É possível adicionar mais indicadores, por exemplo, uma lista de pelo menos 50 participantes com participação confirmada no evento também poderia ser enviada à ALS.
4. Local e alimentos são os dois componentes essenciais para o sucesso desse tipo de evento e trata-se de um investimento pequeno para garantir que todos os países sejam representados na LACRALO/ICANN.
5. É necessário definir uma data com antecedência para garantir a realização do evento antes de solicitar fundos ou auxílio para viagens.

PROPUESTA DE PROGRAMA DE RECLUTAMIENTO DE NUEVAS ALSs

NEW ALS ENGAGEMENT PROGRAM PROPOSAL

LACRALO

PROGRAMA DE RECLUTAMIENTO DE NUEVAS ALSs

Este programa tiene como objetivo lograr al menos una ALS en cada país en los cuales LACRALO aún no tiene representación.

Dada la experiencia lograda en los tres eventos iniciales, el procedimiento a seguir será:

-        Tratar de obtener contactos en los países no cubiertos. Estos contactos podrán ser personales o institucionales. Esta es una tarea que puede ser llevada a cabo por cualquier ALS de nuestra Región.

-        Una vez logrados los contactos, obtener la información necesaria sobre alguna o algunas organizaciones preexistentes como probables a certificar.

-        Orientar a la misma para que pueda presentar su solicitud de certificación.

-        De no haber organizaciones, tratar de obtener información del contacto sobre sus posibilidades para organizar un evento, tal como se hizo en Bolivia, Haití y República Dominicana. Para ello, es muy conveniente informarle que puede recurrir a sponsors tales como gobierno local municipal, provincial o estatal, empresas o instituciones de la sociedad civil, sin que esta descripción sea exhaustiva o limitante.

-        Hasta que estén cubiertos todos los países, será obligación del Presidente de LACRALO de proponer fondos en el presupuesto anual de ICANN a estos efectos.

Las vías para los próximos pasos:

-        Obtener las autorizaciones dentro del programa CROPP para solventar los gastos de viaje.

-        Ejecutar lo previsto en el presupuesto anual de ICANN, de haber sido aprobado.

-        Una vez obtenidas las autorizaciones, realizar las coordinaciones de detalle que aseguren la concreción del evento.

Respecto de la organización de los eventos y en base a la experiencia obtenida:

-        Los eventos no deberían realizarse dentro del marco de otro evento general, y no ser simultáneos con otros eventos del marco general.

-        Deben ser orientados a instituciones, pero abiertos a todo público. Antes de la realización del viaje, esta información debe estar confirmada con el contacto local, coordinando con tiempo suficiente para que exista divulgación suficiente.

-        Deben ser sin costo alguno para poder acceder.

-        Deben viajar dos personas, a fin de evitar que ante cualquier inconveniente, el evento sea desarrollado igualmente.  Para esto, ambos deben contar con la posibilidad de ser único expositor, y contar con los medios necesarios para hacerlo.

-        De existir la posibilidad, realizar más de un evento. Inclusive, verificar la posibilidad de una participación remota de gente del interior del país involucrado.

-        LACRALO debe contar con una presentación tipo, pero debe realizarse en el idioma local, para una correcta comprensión y logro del objetivo perseguido.

Al finalizar cada evento, se deberá

obligatorio, para ser completado por los asistentes. Las consultas son:

        Por favor, para la obtención de nuestros objetivos, le solicitamos completar el siguiente cuestionario. MUCHAS GRACIAS!

1. Que le pareció el contenido de la Presentación?
2. Le aportó nuevos conocimientos?
3. Le hubiera gustado que se presenten otros temas relacionados?
4. La duración fue extensa, normal o insuficiente?
5. Su opinión sobre los expositores.
6. Tiene algún otro comentario?

Dentro de la semana siguiente a su regreso, los expositores deberán presentar un informe que contenga:

• PAIS
• Lugar y Fecha: 
• Entidad donde se realizó el  evento:
• Promovido por:
• Organizado por: 
• Antecedentes:
• Expositores:  
• Informe:
• Inconvenientes:

LACRALO

NEW ALS ENGAGEMENT PROGRAM

The purpose of this program is to certify at least one ALS in every country in which LACRALO still has no representation.

Due to the experience obtained during the three initial events, the procedure to be followed will be as detailed below:

-        Try to establish contacts in countries in which there is no LACRALO representative. These can be personal or institutional contacts. This task can be carried out by any ALS in our region.

-        Once contacts have been established, the objective is to obtain all the necessary information on one or more preexisting organizations that are likely to be certified.

-        Help this organization submit their certification application.

-        If there are no organizations, try to obtain information from this contact on the possibilities to organize an event, such as the one held in Bolivia, Haiti and the Dominican Republic. To do so, it is advisable to inform that sponsors may be contacted, including, but not limited to, the local, state or provincial governments, or civil society companies or institutions.

-        Until all countries in the region are covered, the duty of the LACRALO President is to request ICANN to assign annual budget funds to this program.

Next steps:

-        Obtain the necessary CROPP authorizations to cover travel expenses.

-        In case the funds requested are approved, make sure to use the estimated ICANN annual budget amount appropriately.

-        Once the authorizations are granted, make the necessary arrangements that will guarantee that the event will take place.

In regards to the event organization and based on the experience obtained:

-        The events should not be carried out under a different general event and should not be held simultaneously with other events of the general framework.

-        The events should be aimed at institutions, but should also be open to the public. This information should be confirmed with the local contact before traveling and coordinated with enough time so as to make sure that the event is promoted appropriately.

-        The events should be free of charge.

-        Two people should travel to the venue in order to make sure that the event takes place in case any inconveniences arise.  Both should be able to make a presentation on their own and should have all the necessary means to do so.

-        If possible, organize more than one event. You must even check if it is possible for people from other parts of the country to participate remotely.

-        LACRALO should prepare a standard presentation that must be carried out in the local language in order to guarantee that all participants have a proper understanding and to achieve the main goal.

After each event, an anonymous non-obligatory survey must be handed out for participants to complete. The survey should include the following questions:

        In order to make sure that we are achieving our main objectives, kindly complete the following survey. THANK YOU!

1. What did you think about the presentation?
2. Did you learn new things?
3. Would you have preferred that other related topics were included in the discussion?
4. Was the presentation long, normal or insufficient?
5. What did you think about the presenters?
6. Do you have any other comments you would like to add?

Upon their arrival the following week, presenters must submit a report that should include the information detailed below:

• COUNTRY
• Place and date: 
• Organization where the event took place:
• Sponsored by:
• Organized by: 
• Background:
• Presenters:  
• Report:
• Inconveniences: