2018-02-05 Standing Committee on ICANNs Budget & Operations Planning

Notes/ Action Items

1. Administrative Matters

     a. Introduction of SCBO SMEs / Call for Volunteers

                    i.     Members, SMEs Observers list - https://icann-community.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=113147942[community.icann.org]

-- First call to include subject matter experts (SME)

-- Based on interim charter, main purpose is to develop ICANN Council comments to the FY budget process. Council comment may be different than SG/C comment.

-- Thought to be helpful to include to collaborate with SG/C SMEs, though they serve as observers to this group.

-- Hopefully able to get additional observers from the contracted party house. Currently have observers from BC. IPC, and ISPCP

     b. Selection of SCBO Chair – Recognize Ayden Ferdeline as Chair, absent any objection

-- No objections to Ayden Ferdeline to serve as chair of SCBO

2. Posting of ICANN’s FY19 Draft Budget - https://www.icann.org/public-comments/fy19-budget-2018-01-19-en[icann.org]

-- ICANN Finance provided overview of document structure last meeting.

-- Public comment page available here: https://www.icann.org/public-comments/fy19-budget-2018-01-19-en

-- Module 2 may be especially relevant to this group

3. Discuss process and timeline for submitting draft comment to the GNSO Council & Approval process

    a. Prior email: http://mm.icann.org/pipermail/gnso-sc-budget/2018-January/000042.html

-- How should comments be considered by Council? Previously, ad hoc process, SCBO established to be more proactive.

-- Previously, submission by non-objection. May need to continue in this fashion, in part due to timeline. There is only one remaining Council meeting before public comment deadline (with a 12 Feb document and motion deadline).

-- The topic will still be a topic on the agenda of the next meeting. Final draft comments will be circulated to Council list after the meeting for comments / non-objection.

-- Interim Charter to be reviewed after this review cycle.

-- No objection to non-objection approach.

4. Begin formulating draft comments for the GNSO Council

     a. Collaboration with SG/C SMEs

-- Assess effectiveness of the Fellowship Program. Also support to review Next Gen program and ICANN Academy. Purpose, goals, etc. Maybe review all capacity building.

Berry Cobb: P.62 of the Op Plan.  As part of 5.3.2 where the funding for Fellowhsip and NextGen are mentioned.

Berry Cobb: P. 14 of the Doc#4 Op Plan - Direct Community Support is where the funding for Community supported travel are contained.

-- Review of the travel standards (e.g., business class travel), especially around exceptions. Is ICANN Org doing a review of this process.

-- Suggestion to further cut Board workshops down to 4 (a further suggestion from existing 6 to 5). BC intends to submit this type of comment. Is this outsude the remit of the  SCBO in the context of Council comment?

Chris Chaplow: I wonder if anybody can help me with practical translation 'from a council perspective' as opposed to the usual GNSO Constituency/House perspective?   Are there special focus areas?     Is this more about process than content?   

Marilyn Cade: Thanks, Ayden. I saw this as a comment about areas of cost containment to be considered.

-- The Council has a narrow remit under the Bylaws (i.e., mgmt of the PDP process). Previously, tried to avoid making comments that would overlap with SG/C comment. By example, avoiding commenting on GDD expenses related to registry support (as the RySG would likely be interested in this aspect).

Marika Konings: the hope is that by having SG/C SMEs participating in this process, any comments will not cross this boundery of issues that are SG/C specific

-- Council will review the interim charter and make changes if necessary.

Marilyn Cade: Maybe one example of where the BC will focus that might be beyond this group, is the Reserve Fund level.  So, we would have extensive comments on SSR, beyone funding to gTLD policy organization.

-- This focus could include infrastructure, OCTO, reserve fund level, etc., 

-- What is the approximate level of financial support given to SO/ACs? Throughout this document, there are comparisions against the FY18 amounts for funded travelers and by project. There is no breakdown by specific group. Document 4 in particular is relevant.

ACTION: Should review the reserve fund comment, other finance/budget related comments to ensure congruance and reinforce points as necessary.

ACTION: Staff to place high-level topics in a Word, which can be added to, and circulate to SCBO. [COMPLETE]

-- Module 2 is most focused on policy development.

-- As it relates to functions, Module 1 is engagement, 3 is DNS/marketplace, 4 is technical ops,security, 5 is compliance, 6 is reviews.

-- May need to reconcile across modules with overall  executive breakdown in module 2.

-- Suggestion to develop a FAQs to help SCBO and SMEs to understand complexity of document.

-- Berry working on ranking amount of expenses per module, other supporting materials.

Chris Chaplow: I am thinking that any GOOD question on the budget docs that can not be readily answered, gives us a clue to a posible recomendations.

-- While SCBO has missed deadline for submitting official clarification questions, can still reach out to ICANN Finance for questions.

Chris Chaplow: There is certainly on first inspection much more info at project level in the xls that some years ago. It used to be a big community moan. WG Members should check this  xls and examine it for  queries and posible recomendations

5. AOB / Next meeting – 12 February at 14:00 UTC

-- Schedule additional meeting for 26 Feb (skip 19 Feb). Maybe schedule for 90 minutes to better allow for timely submission.

-- High-level agreement on topics should be agreed upon prior to 22 Feb Council meeting.

-- Berry/Ayden to circulate first draft for SCBO.

ACTION: Staff to circulate last two years for Council comments. Helpful also to consider outcomes of comments. [COMPLETE]