2018-01-22 Standing Committee on ICANNs Budget & Operations Planning

Notes/ Action Items

1) Administrative Matters

a. December Council resolution and interim charter

                           i. Resolution -                          https://gnso.icann.org/en/council/resolutions#20171221-1[gnso.icann.org]

- Chartered on an interim basis, similar to SSC. Depending on outcome and experiences, will seek to finalize charter in the future.

- Primary function of group is to analyze ICANN FY budget

- Heather is liaison, serving as interim chair. WIth connection to GNSO representative to EC, seems to make sense to serve as liaison.

                            ii. Charter - https://icann-community.atlassian.net/wiki/display/GCSCOIBOP/2.+Charter[community.icann.org] 

b. Lessons learned tracking post FY19 Budget and charter review

c. Introduction of SCBO SMEs / Call for Volunteers

                          i. Members, SMEs Observers list - https://icann-community.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=113147942[community.icann.org] 

- Council members only able to vote, but non Council members can participate.

- 2 ISPCP participants (Tony Holmes and Osvaldo Novoa)

d. Selection of SCBO Chair (Heather Forrest - interim Chair as SCBO Council Liaison)

- If there are no volunteers, staff has volunteered to serve as needed.

- Michele - does a standing committee formally need a chair?

- SSC has chair and vice-chair, but staff can assist as necessary.

- Charter currently calls for a chair, maybe responsibilities could be reevaluated (e.g., more of a coordination role).

- Given timeline for FY19 budget, maybe another topic to park for the moment.

e. ccNSO Liaison email exchange

- Email to suggest setting up liaison between ccNSO and SCBO. Reluctance to establish another liaison. Utilize existing liaison?

Stephanie Perrin: We should, IMHO, make sure that our ccNSO liaison is actually on their budget group.

- ccNSO budget review is very active and mature, useful to leverage their experience and processes. The ccNSO scope is much more expansive - it's about entire ccNSO (e.g., dissimilar to GNSO Council focus on manager of PDP)

- Michele would volunteer if necessary to serve as liaison. Despite wider remit of ccNSO review, still believes there is value in connecting.

- What is value of liaison? Are there other ways to coordinate (e.g., joint calls). Xavier asking why remit of SCBO review must be limited to review in context of Council's role as manager of the PDP.

- May need to begin work to understand value of liaison (or other mechanism for coordination).

- Short time for turnaround (12 Feb) to allow for comments to be formally voted on. Perhaps decision on liaison does not need to be made now. Circle back after this cycle.

AI: Heather to respond to Giovanni, inform him that group is just beginning and that further response will provided later.

Berry Cobb: And at very least, the SCBO can send a draft of their comments to the ccNSO as an interim step.

2) Posting of ICANN’s FY19 Draft Budget (19 Jan) / Introduction from ICANN Finance

- As decisions need to be made about what ICANN funds, community participation is critical.

- Budget published on 19 Jan, earlier than previous years. Intended to better allow community and Board review.

- Board Finance Committee is trying to consider community input

- Intention is to finish review earlier by a month, to allow for 28 days after Board approval for possible EC participant veto of budget. Board must approve by end of May.

- Last year, budget approved on 30 June.

- Try to publish budget for public comment earlier next year (e.g., mid December)

- Budget is organized around 6 documents to better parse out content for community review. Both quick overview and detail available.

- What new content is available? Document 3 is overview of key projects and activities, notes resources allocated. Within Document 4 (Operating Plan and Budget), first section contains 6 modules that represent activities of ICANN. For example, module one focuses on engagement activities. Another module is about direct support to the community activities. Second section of 4, includes complete Operating Plan and Budget. Describes portfolios and resource allocations.

- Projects and portfolios rationalized. Effort was made to streamline portfolio.

- Document 1 is a good starting point. Include statements from Cherine and Goran, helps to establish context for budget. Document also provides high level summary.

- Document 2 is higher level overview of budget. Provides some detail, breaks resources by function.

- Document 5 - update on the 5 year strategic plan (FY19 is year 4 of the plan). 

- Document 6 - entire budget broken out at project level, all ~200+ of them. Personnel, travel, admin, professional services, etc.

- Funding for FY19 is projected to be $138mm (compared to $143mm). Actuals for FY18 expected to be ~$135mm.

- Savings from actuals versus projections in FY18: trying to identify savings. Increased controls over hiring, consultants, ensure projects have community support and approval.

- Timing effect: budgets do not always begin and/or complete when expected. Projected work is just innacurate sometimes. For example, Specific Reviews are not proceeding exactly yo work plans. There may be catch-up costs in first part of FY19.

- Appreciation for earlier delivery and additional detail. Question why 10.5% increase in personnel costs versus support to community shrinking?

- Questions to be submitted by 30 Jan. Intended to provide predictability and allow for adequate time to respond and publish question and responses.

- Must questions be reviewed and approved by Council in any way? SCBO via staff can engage with Xavier and Becky directly. Webinars upcoming as well.

- Questions after 30 Jan will still be endeavored to be responded to. Information NOT in the budget will need to be published.

- Why the increasing personnel costs? Staff supports the community and increased costs are relfective of community commitments. Head count is increasing to support community commitments. Takes into account hires made in FY18, which now represent 12 months of cost.

- 2% allocated for inflation and raises.

- Document 6 provides allocation of resources. Should help community to consider whether resource allocation should be adjusted.

3) Discuss approach, scope, and timeline to formulating draft comments for the GNSO Council

Berry Cobb: In interest of time, members on this call, Heather and Marika advised they will try to find time for this group to meet in face to face next week at the Council Strategy session.  And perhaps have Xavier available should his schedule permit.

  Berry Cobb: I also plan to schedule a call for the 5th and 12th at the same time times as this call so that we can attempt to make the 12 Feb deadline date for motions and documents.